A guide to pandemic recovery for microentrepreneurs

Cover photo: Margarita Viverzca Gomez learned how to improve her florist business using Accion’s Ovante platform.

Micro, small, and medium enterprises (MSMEs) around the world are in a precarious financial position. After over a year of struggling through COVID-19’s economic crisis, many small business owners still can’t make ends meet. They’re facing decreased sales, overwhelming debt, and depleted savings. Though we’re seeing signs of an upward trajectory after the initial economic devastation caused by the pandemic — businesses have opened, profit levels are starting to stabilize, and hiring has started up again — many MSMEs remain in a fragile place. These microentrepreneurs need support to keep their businesses running in today’s more digital world.

To provide MSMEs with the tools they need to rebuild their resiliency in the face of this crisis and future challenges, Accion has launched a COVID-19 recovery toolkit on our edtech platform Ovante.  With funding made flexible by our donor, MetLife Foundation, as well as sponsorship from S&P Global Foundation and FedEx, the toolkit is available at no cost.  We designed the recovery toolkit to help small entrepreneurs manage their businesses through tough times by offering guidance on improving their finances and getting their businesses online fast. Small business owners can access the COVID-19 recovery toolkit on Ovante.org in three languages: English, Spanish, and Hindi. Each action plan in the toolkit takes between 8 to 15 minutes to complete and is designed to be highly interactive, actionable, and fun. We encourage financial service providers to share this toolkit with their clients to help microentrepreneurs around the world build better financial behaviors and strengthen their managerial and digital capabilities.

The toolkit addresses three primary questions we hear from small business owners as they aim to recover from the COVID-19 crisis: How can I feel more confident about my finances? How can I adapt my business to survive and thrive? How can I bring my business online?

How can I feel more confident about my finances?

For many microentrepreneurs, making ends meet during a crisis feels impossible. Accion surveyed microentrepreneurs in Chile, Mexico, India, and Nigeria in October 2020 — six months into the pandemic — and learned that microentrepreneurs in these regions were still struggling to cover their essential expenses. Nearly 60 percent of those surveyed told us that they have not been able to pay their bills on time, and 50 percent said they have had to borrow money to cover their expenses. The toolkit provides action plans to help microentrepreneurs gain confidence in their finances by learning to:

• Get out of debt: Microentrepreneurs are encouraged to list their debts from smallest to largest and receive recommendations on which debt to pay off first based on whether they are secured or unsecured and the consequences for late payment.
• Create a spending plan: Users prioritize their expenses and create a plan to reduce spending. They are then prompted to develop a budget based on their income and receive strategies to stick to their newly created spending plan.
• Utilize digital banking: Microentrepreneurs learn the benefits of digital financial services for their business, including cash flow smoothing, keeping a digital record of records and bills, securely sending payments, and quick access to financing. They also learn step-by-step how to set up a secure digital account.

How can I adapt my business to survive and thrive?

Fifteen percent of microenterprises in the services industry we surveyed had completely closed due to COVID-19. Furthermore, the pandemic has had a disproportionate impact on women. Women reported experiencing greater financial stress, feeling more tired, and being in an overall worse mental state than men. To cope with these challenges, over 30 percent of respondents in Mexico said they are seeking another source of income. In Chile, Nigeria, and India, over 40 percent said they want to find a way to grow and expand their current business but are not clear on how to do so. The toolkit helps them navigate these difficulties by providing instruction on how to:

• Stay profitable during a crisis: A guided activity leads microentrepreneurs to determine their current profits and consider what direct and indirect costs can be reduced to increase profitability. They also learn how to price their goods depending on whether they are an essential or non-essential business.
• Apply for digital credit: Users learn when it is appropriate to seek digital credit and receive step-by-step instructions on obtaining a digital loan. At the end of this module, users will have greater confidence in their ability to safeguard themselves against the threat of fraud.
• Adapt your business: Microentrepreneurs are asked to answer a series of questions to assess their urgency for change. Based on their responses, users can explore potential opportunities for adapting their business, like selling a new product or service, taking other low-demand items off their shelves, or finding a new way to serve their customers.

How can I bring my business online?

As the modern economy becomes more and more synonymous with the digital economy, MSMEs that can sell online and operate digitally are more likely to weather this crisis and thrive in the long run. With fewer customers physically walking in the door, many business owners feel the urgency to shift their business online but are not sure where to start. Our survey showed that 33 percent of MSMEs across the four countries opened a new social media account for their business in the first 6 months of the pandemic. And 30 percent of respondents told us that they feel they must urgently begin selling products over the internet. The COVID-19 recovery toolkit explains the value of bringing businesses online and shows entrepreneurs how to:

• Get started online: Users learn about online platforms that can help them better promote and operate their businesses, like Facebook, Instagram, WhatsApp, and Google. They evaluate which of these platforms makes the most sense to advertise their business and learn easy ways to start building their online presence.
• Accept digital payments: This lesson helps MSMEs consider the advantages of accepting online payments, determine which platform is right for their business, and learn tips and tricks for getting started immediately.
• Promote your business online: Users are prompted to define why they need to advertise online, decide who their target customers are, and learn best practices for social media advertising. They learn how online promotions can expand their customer base and grow their profits.
• Offer online delivery: In times of crisis, it is challenging to stay connected with clients when they are no longer visiting the business. Users will learn about delivery services and how to best select a delivery service for their business.

Once MSMEs complete these action plans, they will gain the tools, capacity, and confidence needed to leverage the internet to stay in business by selling their products or services online, accepting digital payments, or promoting their business on social media. To date, 90 percent of MSMEs that completed all modules started using the internet for their business needs, and 69 percent opened social media accounts for their business. Using simple examples and user-friendly tools, Ovante enables microentrepreneurs to put their acquired knowledge into practice and take steps towards greater financial health.

We encourage financial service providers to support their customers’ recovery from the pandemic and build their resilience to future crises by sharing the free Ovante COVID-19 recovery toolkit action plans with their clients.

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Una guía de recuperación de la pandemia para microempresarios

En foto: Margarita Viverzca Gomez aprendió cómo mejorar el negocio familiar mediante la plataforma Ovante de Accion

Las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) de todo el mundo se encuentran en una precaria situación financiera. Luego de más de un año lidiando con la crisis económica del COVID-19, muchos propietarios de pequeñas empresas siguen sin poder cubrir todos sus gastos del mes.  Se enfrentan a una disminución de las ventas, deudas abrumadoras y ahorros agotados. Aunque estamos observando señales de una tendencia ascendente después de la devastación económica inicial causada por la pandemia —las empresas han abierto, comienzan a contratar personal y los niveles de ganancias están empezando a estabilizarse— muchas MIPYME  aún siguen frágiles. Estos microempresarios necesitan apoyo para mantener sus negocios funcionando en un mundo cada vez más digital como el actual.

Con el objeto de proporcionar a las MIPYME las herramientas que necesitan para restablecer su resiliencia ante esta crisis, y enfrentar los desafíos futuros, Accion ha lanzado un kit de herramientas de recuperación de COVID-19 en nuestra plataforma edtech Ovante.  Gracias a los aportes de nuestro donante MetLife Foundation, así como al patrocinio de S&P Global Foundation y de FedEx, el kit de herramientas está disponible sin costo alguno.  Diseñamos este kit para ayudar a los pequeños emprendedores a administrar sus negocios en momentos de dificultad, ofreciendo una guía sobre cómo mejorar sus finanzas y lograr que sus empresas se pongan en línea rápidamente. Los propietarios de pequeñas empresas pueden acceder al kit de herramientas de recuperación de COVID-19 en Ovante.org Está disponible en tres idiomas: inglés, español e hindi. Cada plan de acción del kit tarda entre 8 y 15 minutos en ser completado, y está diseñado para ser altamente interactivo, práctico y ameno. Animamos a los proveedores de servicios financieros a compartir este kit de herramientas con sus clientes para ayudar a que los microempresarios de todo el mundo desarrollen mejores comportamientos financieros, y fortalezcan sus capacidades gerenciales y digitales.

El kit de herramientas aborda tres preguntas principales que escuchamos de los propietarios de pequeñas empresas en su objetivo de recuperarse de la crisis del Covid-19 ¿Cómo puedo sentir mayor seguridad financiera? ¿Cómo puedo adaptar mi negocio para sobrevivir y prosperar? ¿Cómo puedo llevar mi empresa al mundo digital?

¿Cómo puedo sentir mayor seguridad financiera?

Para muchos microempresarios, el llegar a fin de mes durante una crisis parece imposible. Acción encuestó a microempresarios en Chile, México, India y Nigeria en octubre de 2020 —seis meses después de la pandemia— y se enteró de que los microempresarios de estas regiones seguían luchando para cubrir sus gastos esenciales. Casi el 60 por ciento de los encuestados nos dijeron que no habían podido pagar sus facturas a tiempo, y el 50 por ciento respondió que ha tenido que pedir dinero prestado para cubrir sus gastos. El kit de herramientas proporciona planes de acción que ayudan a los microempresarios a tener confianza en sus finanzas aprendiendo a:

• Salir de las deudas Se pide a los microempresarios clasificar sus deudas de menor a mayor, y reciben recomendaciones sobre qué deuda pagar primero en función de si están garantizadas o no, y de las consecuencias de pagar con retraso.
• Crear un plan de gastos: los usuarios priorizan sus gastos y crean un plan para reducir los gastos. Luego se les pide que desarrollen un presupuesto basado en sus ingresos, y reciben estrategias para cumplir con este plan de gastos recién creado.
• Utilizar la banca digital: Los microempresarios aprenden los beneficios de los servicios financieros digitales para su negocio, incluyendo equilibrar el flujo de efectivo, llevar un registro digital de facturas, realizar pagos de forma segura y acceder rápidamente al financiamiento. También aprenden paso a paso cómo abrir una cuenta digital segura.

¿Cómo puedo adaptar mi negocio para sobrevivir y prosperar?

El 19% de las microempresas encuestadas en el sector de servicios habían dejado de operar debido al COVID-19. Además, la pandemia ha tenido un impacto desproporcionado en las mujeres. Ellas informan haber sufrido mayor estrés financiero, sentirse más cansadas y estar en general en peor estado anímico que los hombres. Para hacer frente a estos desafíos, más del 30 por ciento de los encuestados en México dijeron que buscan otra fuente de ingresos. En Chile, Nigeria e India más de un 40% dijo que deseaba encontrar alguna manera de hacer crecer y expandir su negocio actual, pero que no sabe cómo hacerlo. La caja de herramientas les ayuda a sortear estas dificultades al proveerles instrucciones concretas:

• Mantener la rentabilidad durante la crisis: una actividad guiada conduce a los microempresarios a determinar su rentabilidad actual y a evaluar cuáles gastos directos e indirectos podrían ser reducidos para mejorarla. También aprenden a fijar el precio de sus productos dependiendo de si su negocio es de tipo esencial o no.
• Solicitar crédito digital: Los usuarios aprenden cuándo es apropiado solicitar un crédito digital y reciben instrucciones paso a paso para hacerlo. Al final del módulo, los usuarios tendrán mayor confianza en su capacidad de protegerse contra el riesgo de fraude.
• Adapte su negocio: Se pide a los microempresarios que respondan a una serie de preguntas para determinar la urgencia de emprender cambios. En función de sus respuestas, los usuarios pueden explorar oportunidades potenciales para adaptar su negocio, tales como vender nuevos productos o servicios, o dejar de ofrecer ítems de baja demanda, o encontrar nuevas formas de atender a los clientes.

¿Cómo puedo llevar mi negocio al mundo digital?

A medida que la economía moderna se vuelve cada vez más digital, las MIPYME que pueden vender en línea y operar digitalmente tienen más probabilidades de sobrellevar esta crisis y prosperar en el largo plazo. Con menos clientes que se desplazan físicamente a comprar, muchas empresas sienten la urgencia de poner su negocio en línea, pero no están seguros sobre dónde comenzar. Nuestra encuesta mostró que un 33% de las MIPYME en los cuatro países abrieron una nueva cuenta empresarial en redes sociales, durante los primeros 6 meses de la pandemia. Y el 30 por ciento de los encuestados nos dijo que siente que debe comenzar cuanto antes a vender productos a través de Internet. El kit de herramientas de recuperación de COVID-19 explica la importancia  de poner a las empresas en línea y muestra a los emprendedores cómo hacerlo:

• Comenzar a operar en línea: los usuarios aprenden sobre plataformas en línea que pueden ayudarles a promocionar y operar mejor sus negocios, como Facebook, Instagram, WhatsApp y Google. Evalúan cuál es la plataforma donde tiene más sentido anunciar su negocio, y aprenden formas fáciles de comenzar a construir su presencia en línea.
• Aceptar pagos digitales: esta lección ayuda a las MIPYME a evaluar las ventajas de aceptar pagos en línea, identificar la plataforma más adecuada para sus negocios, y reciben consejos y aprenden trucos para comenzar de inmediato.
• Promocionar el negocio en línea: se pide a los usuarios que definan por qué necesitan anunciarse en línea, decidir quiénes son sus clientes objetivo y aprender las mejores prácticas para publicitar en redes sociales. Aprenden cómo las promociones en línea pueden expandir su base de clientes y mejorar su rentabilidad.
• Ofrecer entregas online: En tiempos de crisis, resulta un reto mantener el vínculo con los clientes cuando ya no visitan la tienda. Los usuarios aprenden sobre los servicios de entrega y cómo seleccionar el mejor para su negocio.

Una vez que las MIPYME completan estos planes de acción, dispondrán de las herramientas, la capacidad y la confianza que requieren para aprovechar el Internet para continuar operando al vender productos y servicios en línea, aceptar pagos digitales, o promover el negocio en las redes sociales. Hasta la fecha, el 90 por ciento de las MIPYME que completaron todos los módulos comenzaron a usar Internet para sus necesidades empresariales, y el 69 por ciento abrió cuentas en redes sociales para su negocio. Al utilizar ejemplos sencillos y herramientas fáciles de usar, Ovante facilita que los microempresarios pongan en práctica los conocimientos adquiridos, y sigan la ruta hacia una mayor salud financiera.

Animamos a los proveedores de servicios financieros a apoyar la recuperación de sus clientes y el desarrollo de su resiliencia ante futuras crisis al compartir los planes de acción gratuitos del kit de herramientas de recuperación Ovante COVID-19 con sus clientes.